Wissen · KI in der Praxis

Was KI in der Kanzlei heute zuverlässig kann, und was nicht

Zwischen den Versprechen der Anbieter und der Skepsis der Berufskammern liegt der Alltag. Dort gibt es Aufgaben, die KI heute zuverlässig übernimmt, Aufgaben, bei denen sie hilft, aber Kontrolle braucht, und Aufgaben, die beim Berufsträger bleiben, nicht aus Vorsicht, sondern aus gutem Grund. Dieser Artikel sortiert die Aufgaben des Kanzleialltags in diese drei Gruppen.

Woran erkennt man, ob eine Aufgabe für KI geeignet ist?

An drei Merkmalen: Die Aufgabe wiederholt sich, das Ergebnis ist überprüfbar, und ein Fehler ist korrigierbar, bevor er Schaden anrichtet.

Wo diese drei Merkmale zusammenkommen, arbeitet KI verlässlich und der Nutzen ist unmittelbar. Eine falsch zugeordnete E-Mail fällt bei der Bearbeitung auf und wird umsortiert, der Schaden ist eine Minute. Das Gegenstück sind Aufgaben, die eine Wertung des Einzelfalls verlangen, die Haftungsfolgen auslösen oder deren Ergebnis das Haus verlässt, ohne dass noch jemand daraufschaut. Dort ist ein Fehler nicht mehr billig.

Dieser Maßstab ist wichtiger als jede Liste, denn Listen veralten und der Maßstab nicht. Wer ihn einmal verstanden hat, kann jede neue Aufgabe selbst einsortieren, auch die, die dieser Artikel nicht nennt.

Eine Voraussetzung gilt für alles Folgende: Der Einsatz muss rechtlich sauber organisiert sein, denn jede dieser Aufgaben führt Mandantendaten durch das System. Was das bedeutet, steht im Grundlagenartikel zu §203 StGB und KI in der Kanzlei.

Was übernimmt KI heute zuverlässig?

Die Fleißarbeit mit klarem Muster: Post sortieren, Belege erfassen, Dokumente zusammenfassen, Bestände durchsuchbar machen.

Eingangspost und E-Mails dem richtigen Mandat zuordnen. Das System liest den Eingang, erkennt Absender, Aktenzeichen und Betreff im Zusammenhang und ordnet zu. Was frühere Software nur über starre Regeln konnte, funktioniert heute auch bei unklaren Betreffzeilen und freiem Text.

Belege und Dokumente strukturiert erfassen. Beträge, Daten, Beteiligte und Positionen aus Eingangsdokumenten werden ausgelesen und in die Struktur gebracht, die die Weiterverarbeitung braucht, ohne dass jemand abtippt.

Lange Dokumente auf die entscheidenden Punkte eindampfen. Als Erstdurchsicht: Worum geht es, wer sind die Beteiligten, welche Fristen und Forderungen stehen im Raum. Das ersetzt nicht das Lesen vor der Entscheidung, aber es beschleunigt die Sichtung und die Verteilung im Team.

Den eigenen Bestand durchsuchbar machen. Schriftsätze, Gutachten und Muster aus Jahren von Arbeit auffindbar machen, nach Inhalt statt nach Dateinamen. Wie das funktioniert und woran solche Projekte hängen, beschreibt der Artikel zur Kanzlei-Wissensdatenbank.

Woran man erkennt, dass diese Gruppe wirklich zuverlässig ist: Fehler kommen vor, aber sie liegen in der Größenordnung dessen, was auch bei menschlicher Bearbeitung anfällt, und sie fallen im normalen Arbeitsfluss auf, bevor sie wirken. Eine falsch sortierte Mail landet beim Falschen und wird weitergeleitet. Das ist ein anderer Fehlertyp als ein erfundenes Zitat im Schriftsatz.

Bewusst fehlen hier Zahlenversprechen. Wie viel Zeit die Sortierung des Posteingangs spart, hängt von Postaufkommen, Mandatsstruktur und bisherigen Abläufen ab. Pauschale Prozentangaben, wie sie in Werbematerial üblich sind, lassen sich seriös nicht machen.

Wo hilft KI, braucht aber Kontrolle?

Überall dort, wo sie einen Entwurf liefert, den ein Mensch fertigstellt: erste Fassungen, Recherche im eigenen Bestand, Strukturierung von Sachverhalten.

Entwürfe von Standardschreiben. Als Rohfassung gut und schnell. Die Durchsicht bleibt Pflicht, und zwar echte Durchsicht, nicht Überfliegen, denn der Entwurf klingt auch dann souverän, wenn er inhaltlich danebenliegt.

Zusammenfassungen als Arbeitsgrundlage. Im Groben verlässlich, aber eine Zusammenfassung kann genau die Nuance verfehlen, auf die es juristisch ankommt: das "unverzüglich" statt "sofort", die Einschränkung im Nebensatz. Als Erstdurchsicht ja, als Entscheidungsgrundlage nein.

Sachverhalte gliedern und Chronologien bauen. Stark, solange die Quelldokumente vollständig und lesbar sind. Die Chronologie ist nur so gut wie der Bestand darunter.

In diese Gruppe gehört der wichtigste Warnhinweis des Artikels. KI-Systeme können Inhalte erfinden, die vollkommen plausibel klingen, einschließlich erfundener Aktenzeichen, Urteile und Fundstellen. Das ist kein seltener Ausrutscher, sondern liegt in der Funktionsweise: Das System erzeugt den Text, der am plausibelsten klingt, nicht den, der belegt ist. Deshalb klingt Erfundenes genauso sicher wie Zutreffendes. Es gibt inzwischen eine Reihe dokumentierter Fälle, in denen Anwälte mit erfundenen Zitaten in Schriftsätzen vor Gericht aufgefallen sind. Diese Fälle sind kein Beleg dafür, dass die Werkzeuge unbrauchbar sind. Sie sind ein Beleg dafür, was passiert, wenn die Kontrolle fehlt.

Daraus folgt die Regel für diese ganze Gruppe: Alles, was aus der KI kommt und das Haus verlässt, wird von jemandem geprüft, der den Fall kennt. Ohne Ausnahme, ohne Gewöhnungsrabatt nach den ersten hundert guten Ergebnissen.

Was bleibt beim Berufsträger, und warum?

Die rechtliche Wertung des Einzelfalls, die Beratung des Mandanten und jede Entscheidung mit Haftungsfolge, weil dort Verantwortung nicht delegierbar ist, auch nicht an Software.

Die Begründung ist keine technische. Die Frage ist nicht, ob ein System eines Tages gut genug formulieren kann. Die Frage ist, wer haftet und wer dem Mandanten gegenübersteht. Berufsrecht und Haftungsrecht binden die Kernleistung an die Person des Berufsträgers, und daran ändert kein Werkzeug etwas.

Neu ist diese Ordnung nicht. Auch bisher durfte der Referendar den Schriftsatz entwerfen und die Fachangestellte die Fristen notieren, und verantworten musste es der Berufsträger. KI vergrößert die Menge dessen, was als Entwurf auf den Tisch kommt. Sie verschiebt nicht, wer es verantwortet. Wer das Verhältnis von Referendar und Berufsträger versteht, versteht auch das Verhältnis von KI und Berufsträger.

Was heißt das für den Einstieg?

Mit Aufgaben aus der ersten Gruppe anfangen, an ihnen das Prüfen lernen, und erst dann in die zweite Gruppe gehen.

Wer mit der Fleißarbeit beginnt, sammelt Erfahrung dort, wo Fehler billig sind. Die Kanzlei lernt dabei das Wichtigste, und das ist nicht die Bedienung der Werkzeuge, sondern die eigene Prüfroutine: Wer schaut wann auf welche Ergebnisse, und woran erkennt man ein schiefes. Diese Routine ist die eigentliche Voraussetzung für die zweite Gruppe.

Der typische Fehler ist der umgekehrte Weg: mit dem Spektakulärsten zu starten, etwa der automatischen Erstellung von Schriftsätzen, also genau dort, wo Fehler am teuersten sind und die Prüfroutine noch nicht existiert. Die Enttäuschung ist dann programmiert, und sie wird dem Werkzeug zugeschrieben statt der Reihenfolge.

Häufige Irrtümer

"KI ersetzt demnächst die Fachangestellten." Sie verschiebt deren Arbeit: weniger Erfassen und Abtippen, mehr Prüfen, Steuern und Mandantenkontakt. Der Mangel an Fachkräften bleibt real, und gerade deshalb lohnt es sich, die vorhandenen von der Fleißarbeit zu entlasten.

"Wenn die KI sich unsicher ist, sagt sie das." Nein. Das System klingt bei Erfundenem genauso überzeugt wie bei Belegtem, das ist sein gefährlichster Zug. Sicherheit im Ton ist kein Qualitätsmerkmal der Antwort.

"Wir warten, bis die Technik ausgereift ist." Die Aufgaben der ersten Gruppe sind heute zuverlässig, dort gibt es nichts abzuwarten. Und die Prüfroutinen, auf die es ankommt, muss jede Kanzlei ohnehin selbst aufbauen. Wer wartet, beginnt denselben Lernweg nur später.